Gestión Documental

Concepto Gestión Documental

Anatomía de una nomenclatura de Expediente

Proceso para digitalizar documentos masivamente con el sistema DIGIMAS

DIRECCIÓN DE TECNOLOGIAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

DESARROLLO DE SISTEMAS

PRESENTA

PROCESO PARA DIGITALIZAR DOCUMENTOS MASIVAMENTE CON EL SISTEMA DIGIMAS

- MODOS DE DIGITALIZACION:

1. USANDO CARATULAS PERSONALIZADAS

2. ORGANIZACIÓN MANUAL POR EXPEDIENTE

- PROCEDEMOS A VER CADA UNO DE LOS MODOS DE DIGITALIZACION

- ABRIR EL SISTEMA, PROPORCIONAR USUARIO Y CONTRASEÑA

- ENTRAR AL MODULO DE Digitalización Masiva

1. USANDO CARATULAS PERSONALIZADAS

- INICIAMOS EL PROCESO PARA IMÁGENES .jpg

{PROCESO ESCANEO}

- SELECCIONAR FORMATO DE SALIDA:

- TIPO DE ARCHIVO IMAGEN .jpg (GENERA UNA IMAGEN POR CADA DOCUMENTO ESCANEADO)

- TIPO DE ARCHIVO .pdf (GENERA UN ARCHIVO AGRUPANDO LOS DOCUMENTOS ESCANEADOS POR TIPO DE DOCUMENTO)

- SELECCIONAR LA PESTAÑA Digitalización por OCR:

- SELECCIONAR LA OPCION Clave Manual

- ESPECIFICAR LA CLAVE DEL EXPEDIENTE

- COLOCAR LAS CARATULAS Y SUS RESPECTIVOS DOCUMENTOS EN EL ESCANER

- CLIC AL BOTÓN Escanear (SI LA CLAVE DEL EXPEDIENTE NO EXISTE EL SISTEMA RECOMENDARA CREARLO. REALICE LA ALTA CORRESPONDIENTE)

- CONFIGURAR LAS OPCIONES DEL ESCANER Y PROCEDER CON EL ESCANEO

- EL SISTEMA VISUALIZARA LOS DOCUMENTOS QUE SE ESTARÁN PROCESANDO

{FIN PROCESO ESCANEO}

- REPETIMOS EL {PROCESO ESCANEO} PARA LOS ARCHIVOS .pdf

- AL FINALIZAR EL PROCESO DE ESCANEO PODRÁ CONSULTAR EL EXPEDIENTE Y LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS REALIZANDO LOS SIGUIENTES PASOS:

- ENTRAR AL MODULO Expedientes Digitales

- LOCALIZAR EL EXPEDIENTE REQUERIDO USANDO LAS OPCIONES DE BÚSQUEDA

- DAR DOBLE CLIC SOBRE EL REGISTRO, O CLIC BOTÓN EDITAR O CLIC AL BOTÓN CONSULTAR

- CLIC AL BOTÓN Digitalización

- DENTRO DEL MODULO PODEMOS VISUALIZAR LAS IMÁGENES .jpg, ABRIR LOS ARCHIVOS .PDF

2. ORGANIZACIÓN MANUAL POR EXPEDIENTE

- INICIAMOS EL PROCESO PARA IMÁGENES .jpg

{PROCESO ESCANEO}

- SELECCIONAR FORMATO DE SALIDA:

- TIPO DE ARCHIVO IMAGEN .jpg (GENERA UNA IMAGEN POR CADA DOCUMENTO ESCANEADO)

- TIPO DE ARCHIVO .pdf (GENERA UN ARCHIVO AGRUPANDO LOS DOCUMENTOS ESCANEADOS POR TIPO DE DOCUMENTO)

- SELECCIONAR LA PESTAÑA Digitalización por Expediente

- ESPECIFICAR LA CLAVE DEL EXPEDIENTE

- SELECCIONAR EL TIPO DE DOCUMENTO Y DAR CLIC AL BOTÓN AGREGAR(+). HACER ESTE PROCESO CON LOS TIPOS DE DOCUMENTOS QUE VAN A CONFORMAR AL EXPEDIENTE

- ESPECIFICAR POR CADA TIPO DE DOCUMENTO EL NUMERO DE HOJAS QUE CONTENDRÁ

- COLOCAR LOS DOCUMENTOS, EN EL ESCANER, EN EL ORDEN DEL LISTADO Y NUMERO DE HOJAS ESPECIFICADOS POR CADA TIPO DE DOCUMENTO

- CLIC AL BOTON Escanear (SI LA CLAVE DEL EXPEDIENTE NO EXISTE EL SISTEMA RECOMENDARA CREARLO. REALICE LA ALTA CORRESPONDIENTE)

- CONFIGURAR LAS OPCIONES DEL ESCANER Y PROCEDER CON EL ESCANEO

- EL SISTEMA VISUALIZARA LOS DOCUMENTOS QUE SE ESTARÁN PROCESANDO

{FIN PROCESO ESCANEO}

- REPETIMOS EL {PROCESO ESCANEO} PARA LOS ARCHIVOS .pdf

- AL FINALIZAR EL PROCESO DE ESCANEO PODRÁ CONSULTAR EL EXPEDIENTE Y LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS REALIZANDO LOS SIGUIENTES PASOS:

- ENTRAR AL MODULO Expedientes Digitales

- LOCALIZAR EL EXPEDIENTE REQUERIDO USANDO LAS OPCIONES DE BÚSQUEDA

- DAR DOBLE CLIC SOBRE EL REGISTRO, O CLIC BOTÓN EDITAR O CLIC AL BOTON CONSULTAR

- CLIC AL BOTÓN Digitalización

- DENTRO DEL MODULO PODEMOS VISUALIZAR LAS IMÁGENES .jpg, ABRIR LOS ARCHIVOS .PDF

¡GRACIAS!